Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen zowel in digitale vorm als schriftelijk bewaren. Omdat Volkstuindersvereniging “de Eemakker” gebruik maakt van persoonsgegevens is voornoemde verordening op onze vereniging van toepassing en moeten de uit deze verordening voortvloeiende verplichtingen door onze vereniging worden nageleefd.
Persoonsgegevens:
Belangstellenden voor het lidmaatschap van Volkstuindersvereniging “de Eemakker” melden zich via het aanmeldingsformulier op de website van “de Eemakker” aan voor het lidmaatschap. In het aanmeldingsformulier worden de volgende gegevens gevraagd:
– Naam (voornaam en achternaam)
– E- mail adres
– Adres en Postcode
– Telefoon nummer.
Deze gegevens worden gebruikt voor:
a). Het vaststellen dat voldaan wordt aan de criteria voor het lidmaatschap van “de Eemakker”, als bedoeld in artikel 2 van het Huishoudelijk reglement (natuurlijk persoon, ingeschreven als inwoner van Eemnes), waarna het bestuur een besluit neemt tot toelating (artikel 6 lid 1 van de statuten).
b). Het opstellen van een “Gebruiksovereenkomst/lidmaatschapsovereenkomst ” als bedoeld in artikel 2f van het Huishoudelijk reglement van Volkstuindersvereniging “de Eemakker”.
c) . Opname in het ledenbestand van Volkstuindersvereniging “de Eemakker”
Na ondertekening van de gebruiksovereenkomst door het aspirant-lid (en het verantwoordelijke lid van de tuincommissie) worden ingaande 25 mei 2018 de volgende persoonsgegevens opgenomen in het digitale ledenbestand:
– Naam, dhr./ mw., (woon) adres
– Tuin nummer
– Jaar ingang van lidmaatschap
– e- mail adres (indien verstrekt)
– Telefoon nummer (indien verstrekt)
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor communicatie (zoveel als mogelijk via e-mail) tussen het betreffende lid en het bestuur/tuincommissie voor zaken betreffende onze vereniging, voor postbezorging en de digitale Nieuwsbrief. Voorts gebruikt de penningmeester de gegevens uit het ledenbestand (en indien van toepassing de gebruiksovereenkomst) ten behoeve van de facturering (dan wel restitutie ) van voornamelijk contributies, borgsommen en van bestellingen door leden e.d.
Voorts verstrekt de secretaris op verzoek van de zadencommissie éénmaal per jaar de NAW gegevens van de leden en het daaraan gekoppelde tuin nummer per lid aan de zadencommissie in verband met de verzending van zaaigidsen en de bestellingen van zaden, pootgoed e.d. en distributie daarvan.
Met de betreffende leverancier (Garant Zaden) wordt met ingang van 2018 een verwerkersovereenkomst opgesteld ter voorkoming dat de gegevens van leden voor andere doeleinden worden gebruikt dan waarvoor zij door de vereniging (zaadcommissie) verstrekt zijn.
De gegevens worden derhalve niet gebruikt voor andere doeleinden dan hiervoor genoemd.
d. Foto’s
Tijdens door onze vereniging georganiseerde evenementen/bijeenkomsten/opruimdagen etc. , worden foto’s gemaakt waar mogelijk ook leden op staan. Deze foto’s worden opgenomen in de Nieuwsbrief of op de website van onze vereniging.
Van te voren wordt kenbaar gemaakt of er foto’s worden genomen; indien leden daar bezwaar tegen hebben kunnen zij dit kenbaar maken aan het bestuur, zodat vermeden wordt dat het betreffende lid gefotografeerd wordt.
Verwerking/bewaren van persoonsgegevens:
– De persoonsgegevens van de leden en de daar aan gerelateerde gegevens worden gedurende het lidmaatschap van de vereniging door de secretaris bijgehouden en bewaakt. Dat betreft ook het “tuindossier” en de met de leden gevoerde correspondentie*, zowel digitaal als schriftelijk.
(* Alleen voor de vereniging functionele correspondentie met de leden wordt vastgelegd en bewaard.)
– De penningmeester is verantwoordelijk voor het verwerken en het bewaken van persoonsgegevens voor zover opgenomen in de financiële administratie.
– De tuincommissie en de zadencommissie zijn verantwoordelijk voor de bewaring en bewaking van de aan hen verstrekte functionele persoonsgegevens.
Nadat aan alle formele vereisten voor wat betreft de beëindiging van het lidmaatmaatschap is voldaan worden de persoonsgegevens verwijderd uit de digitale bestanden van de vereniging. Dit geldt ook voor de schriftelijk vastgelegde persoonsgegevens.
Mocht een belangstellende niet voor het lidmaatschap in aanmerking komen, dan wordt de belangstellende hiervan in kennis gesteld en wordt het aanmeldingsformulier met de daar in vermelde persoonsgegevens, vernietigd.
Beveiliging van persoons gegevens
Alleen het bestuur, de tuincommissie en de zadencommissie (na toestemming van het secretariaat zoals hiervoor vermeld) hebben toegang tot voor hen relevante/functionele gegevens van de leden, anderen niet.
Het e-mail contact tussen de leden met het bestuur en de tuincommissie vindt plaats via een verbinding die beveiligd is tegen virussen en hacken.
De website is eveneens als zodanig beveiligd.
De schriftelijk vastgelegde persoonsgegevens en back-ups van het ledenbestand worden bewaard in een afsluitbare ruimte.
Opvragen/actualisatie van persoons gegevens:
Indien een lid dat wenst, kan hij/zij inzage krijgen in de persoonsgegevens die onze vereniging over hem/haar hebben vastgelegd en met als doel daar zo nodig wijzigingen in te laten brengen. Het lid kan hiervoor en voor andere vragen betreffende persoonsgegevens contact opnemen met het bestuur (via bestuur@eemakker .nl).
Klachten
Mocht een lid een klacht hebben over de wijze waarop wij omgaan met zijn/haar persoonsgegevens, dan kan het lid de klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.