Huishoudelijk reglement

Volkstuindersvereniging “De Eemakker” te Eemnes

Artikel 1. Algemeen

a. Volkstuindersvereniging de Eemakker heeft ten doel het uitoefenen en bevorderen van het tuinieren als amateur hetgeen bereikt wordt door het verkrijgen van geschikt terrein en het beheren van een volkstuincomplex en alle daarbij horende handelingen.

b. De leden krijgen een stuk grond, hierna te noemen de tuin, in gebruik voor het telen van groenten en/of bloemen en/of kruiden en/of fruit en/of bollen en knollen en/of vaste planten en/of bomen en struiken. Eetbare onkruiden zoals kweek, zevenblad, brandnetel en dergelijke worden in dit geval NIET tot de kruiden gerekend

c. De vereniging streeft een net en open tuincomplex na zodat een ieder kan genieten van eigen en andermans tuinen. Dit wordt bereikt middels het hanteren van een huishoudelijk reglement waaronder ook het tuinreglement en bijenreglement vallen.

d. De vereniging streeft een milieu vriendelijke manier van tuinieren na wat inhoud dat er zoveel mogelijk natuurlijke materialen en kleuren en natuurlijke methodes en middelen worden gebruikt (zoals onkruid schoffelen ipv doodspuiten, organische mest gebruiken  en combinaties van planten ipv chemische bestrijdingsmiddelen, etc).

e. De vereniging bestaat uit bestuur, leden, tuincommissie, zaadcommissie, bijencommissie en kascommissie.

Artikel 2. Lidmaatschap  en toewijzing tuinen

a. Als lid kunnen worden toegelaten: meerderjarige natuurlijke personen die als inwoner van de gemeente Eemnes zijn ingeschreven. In bijzondere gevallen kan hiervan afgeweken worden.

b. Personen die aan de in artikel 2a gestelde eisen voldoen, kunnen worden ingeschreven op de wachtlijst van de vereniging, tenzij door de algemene ledenvergadering een ledenstop is vastgesteld.

c. Bepalend voor de toewijzing van een (halve) tuin is de plaats op de wachtlijst. Een kandidaatlid heeft het recht om tweemaal een aangeboden tuin te weigeren zonder dat dit gevolgen heeft voor zijn plaats op de wachtlijst.

d. Het bestuur beslist op voorstel van de tuincommissie  bij een derde weigering over het al dan niet handhaven van het desbetreffende kandidaatlid op de wachtlijst, dan wel over het terugplaatsen van het kandidaatlid op de wachtlijst.

e. Kandidaatleden aan wie een tuin is toegewezen, hierna genoemd “aspirant”leden, starten in principe op halve tuinen. Na gebleken geschiktheid (te beoordelen door tuincommissie) kunnen zij een aanvraag indienen voor een hele tuin.

f. Met het “aspirant” lid wordt een lidmaatschap overeenkomst gesloten met daarin opgenomen de vermelding van een proeftijd van 1 jaar, de vermelding dat het “aspirant” lid kennis heeft genomen van de reglementen van Volkstuindersvereniging “de Eemakker” en de verklaring van het “aspirant” lid zich aan deze reglementen te conformeren.

g Het eerste jaar na toewijzing van een tuin geldt als proefjaar. Na dat jaar overlegt de tuincommissie met het “aspirant” lid of “definitieve” voortzetting van het lidmaatschap gewenst is. Van belang hierin is vooral de staat van onderhoud van de tuin.

h. Bij toewijzing van een tuin waarop een opstal is geplaatst en of afrasteringen o.i.d. zijn aangebracht, kan van het nieuwe lid dat de tuin krijgt toegewezen een vergoeding worden gevraagd naar de reële waarde. Deze is onderling overeen te komen met het vertrekkende lid. Bij verschil van mening over de waarde kan de tuincommissie bemiddelend Voor beplantingen en opgebrachte meststoffen zal in het algemeen geen vergoeding worden gevraagd.

i. Na het royement van een lid wegens het gebruik van niet toegestane bestrijdingsmiddelen zullen van de vrijkomende tuin alle binnen 6 weken oogstbare voedingsgewassen vernietigd moeten worden. Hoewel de tuin onmiddellijk aan een kandidaatlid dat op de wachtlijst staat wordt toegewezen, zal voor de contributieheffing een datum van toewijzing worden aangehouden die 6 weken later ligt dan de dag dat het gebruik van de niet  toegestane middelen werd geconstateerd.

j. Ruiling van tuinen kan alleen met toestemming van de tuincommissie. Leden hebben voorrang op kandidaat leden op de wachtlijst en “aspirant”leden, indien een halve tuin vrijkomt en een hele tuin gewenst wordt, of een hele tuin vrijkomt en een halve wordt gewenst.  Deze keuze is eenmalig en dient van te voren kenbaar te zijn gemaakt. Van deze verzoeken tot wijziging wordt  een wachtlijst aangelegd, waarbij de plaats op de wachtlijst bepalend is voor toewijzing. Bij eerste weigering wordt gehandeld conform artikel 2c en 2d.
De tuincommissie stelt de secretaris en penningmeester op de hoogte van de ruiling.

k. Indien gewenst kan het bestuur op voorstel van de tuincommissie besluiten een hele tuin op te splitsen in twee halve tuinen of andersom.

l. De wachtlijst wordt bijgehouden door de secretaris, die de aanmeldingen in volgorde van binnenkomst noteert. Bij gelijktijdige aanmelding van meerdere kandidaten beslist het lot over de volgorde van plaatsing op de lijst.

m. Per samenlevingsverband kan slechts één tuin worden toegewezen. Niet verhuurde tuinen (“tientjes” tuinen) kunnen vanaf 1 juni van het lopende jaar tegen betaling van een kwart van de voor dat jaar geldende contributie voor de rest van het seizoen ter bewerking en onder verantwoording van het lid worden gehuurd in overleg met de tuincommissie.

n. Beëindiging van het lidmaatschap geschiedt per 1 januari van een kalenderjaar. In uitzonderlijke gevallen kan (in overleg met het bestuur) beëindiging van het lidmaatschap plaatsvinden gedurende het seizoen. Bij beëindiging van het lidmaatschap dient de tuin overgedragen te worden aan het bestuur. Het bestuur draagt de tuincommissie op de tuin samen met het lid te inspecteren en een lijst op te stellen van bemerkingen en nog uit te voeren werkzaamheden. De tuin dient (binnen 4 weken na opzegging, maar vóór 1 januari van het nieuwe kalender jaar) schoon opgeleverd te worden. In overleg met de nieuwe gebruiker kan worden besloten wat mag blijven staan op de tuin.

o. Indien de tuin voldoet aan de daartoe gestelde eisen zal de borg (indien deze is betaald bij inschrijving) aan het lid worden gerestitueerd. In andere gevallen kan geen recht op restitutie worden gedaan en komen de kosten die voortvloeien uit de opruimwerkzaamheden voor rekening van het vertrekkende lid.

p. Het lid dient de hem toegewezen tuin te aanvaarden zoals deze op het moment van overdracht door de tuincommissie wordt aangeboden.

q. De royementsprocedure houdt in dat het bestuur het lidmaatschap met onmiddellijke ingang opzegt aan een lid waarbij het lid verantwoordelijk is voor het opschonen van de tuin binnen een termijn van 4 weken. Een lid kan bij royement in geval van de gevolgde procedure onder artikel 7 bezwaar maken tegen zijn/haar royement bij het bestuur. In het geval dat een lid zich niet kan vinden in het door het bestuur geleverde bewijs van slecht onderhoud gedurende de gehele procedure als beschreven onder artikel 7e, zal het besluit over royement met bewijsvoering voorgelegd worden aan de ledenvergadering. Tegen het besluit van de ledenvergadering bestaat geen mogelijkheid tot bezwaar. In geval van royement wegens misbruik van bestrijdingsmiddelen als beschreven in artikel 4a van het tuinreglement, kan geen bezwaar worden ingediend en is het besluit van het bestuur bindend.

Artikel 3. Contributies en borg

a. De contributie wordt jaarlijks geïndexeerd Deze indexering zal eens per twee jaar resulteren in een feitelijke contributieverhoging. Tussentijdse contributieverhogingen, anders dan wegens indexering zijn alleen mogelijk na verkregen instemming van de leden.

b. De contributie moet vóór 1 maart van het lopende kalenderjaar worden betaald. In de jaarvergadering, waarin ook het financieel verslag van het afgelopen jaar wordt behandeld, kan de penningmeester gemotiveerd een voorstel tot verdere verhoging van de contributie en/of borg voorleggen aan de leden.

c. De borg die betaald wordt bij toetreding tot de vereniging is vastgesteld op 100 euro voor een halve tuin en 150 euro voor een hele tuin. Bij wisseling van tuin wordt de daarbij horende borg in rekening gebracht c.q. gerestitueerd.

d. Indien bij opzegging de tuin naar behoren wordt opgeleverd, wordt het betaalde borgbedrag gerestitueerd. Indien de tuin niet naar behoren wordt opgeleverd, worden de door de vereniging gemaakte kosten voor het opruimen aanvullend gefactureerd,  voorzover deze kosten het bedrag van de niet gerestitueerde borgsom overtreffen.

e. Bij toewijzing van een tuin in de loop van het jaar betaalt het lid de voor die tuin vastgestelde borg. Daarnaast betaalt het lid de voor die tuin geldende contributie volgens onderstaand schema:

1. Bij toewijzing vóór 1 maart : het hele bedrag.
2. Bij toewijzing tussen 1 maart en 1 juni: het halve bedrag.
3. Bij toewijzing na 1 juni: alleen borg.
4. Bij een verwaarloosde tuin kan het bestuur op voorstel van de tuincommissie besluiten een lid voor het eerste jaar geen contributie te berekenen.

f. Bij beëindiging van het lidmaatschap door opzegging door het
lid of door royement wordt geen restitutie van de contributie gegeven.

g.  Het niet betalen van de contributie is reden voor royement, tenzij  met  het
bestuur anders is overeengekomen.

Artikel 4. Bestuur

a. Bestuursleden worden benoemd tijdens de algemene ledenvergadering. Ten minste de helft van het aantal bestuursleden is lid van de vereniging.

b. De bestuursleden worden gekozen voor een periode van 3 jaar en zijn na afloop van deze periode herkiesbaar.

c. Het aanmelden van personen voor de kandidatuur voor een bestuursfunctie dient bij voorkeur voor de aanvang van de algemene ledenvergadering waarin de bestuursverkiezing of benoeming zal plaatsvinden, schriftelijk bij de secretaris te geschieden (bij uitzondering tijdens de vergadering).

d. De secretaris zorgt er voor dat bij de bestuurswisseling de personalia van zowel de nieuwe als afgetreden bestuursleden bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Amsterdam worden aangemeld. Hier worden ook wijzigingen van de statuten gemeld.

e. Het bestuur machtigt de penningmeester bij het in functie treden schriftelijk voor het kwiteren van nota’s en het regelen van bankzaken.

f. Bestuursleden kunnen geen zakelijke verbintenissen aangaan met de vereniging.

g. Vergaderschema

1. De bestuursleden zullen regelmatig een bestuursvergadering houden. Informatie over de bestuursvergaderingen kan worden verkregen bij de secretaris.
2. De secretaris, of bij verhindering diens plaatsvervanger, stelt voor iedere vergadering de agenda vast en notuleert de vergadering. Het eerste punt van de agenda dient steeds te zijn: “notulen van de vorige vergadering”. Zaken, die bespreking in het bestuur behoeven, kunnen tot 3 dagen voor de datum van vergadering bij de secretaris worden gemeld. Indien van de bestuursleden minder dan de helft plus één aanwezig is, kan de vergadering geen doorgang vinden.
3. Bericht van verhindering dient zo spoedig mogelijk aan de secretaris te worden doorgegeven. Voor zaken met een spoedeisend karakter zal op kortere termijn een extra vergadering worden ingelast. De agenda voor een dergelijke vergadering kan desnoods telefonisch worden doorgegeven.
4. Wanneer twee (2) bestuursleden – of het met de tuincommissie belaste lid – dit wensen, zal een bestuursvergadering bijeen worden geroepen binnen een termijn van 14 dagen.

h. Het bestuur kan diverse commissies benoemen. De rapporten van deze commissies worden door het bestuur in de algemene ledenvergadering uiteengezet.

i. Voor uitgaven, die niet tot de normale bestedingen behoren en een bedrag van meer dan 20x de contributie van een hele tuin te boven gaan, behoeft het bestuur toestemming van de ledenvergadering. In die gevallen waarin noch de statuten, noch het huishoudelijk reglement voorziet, beslist het bestuur.

Artikel 5. Ledencontact en stemmingen

a. Jaarlijks wordt in het  1^e kwartaal van het jaar een algemene leden vergadering gehouden waarin verslagen van bestuur en commissies  worden gegeven. Ook de begroting en plannen voor het nieuwe jaar worden gepresenteerd.

b. Voor “aspirant” leden wordt in het begin van het seizoen een introductie bijeenkomst gehouden en aan het eind van het seizoen een evaluatie bijeenkomst.

c. Communicatie naar de leden gaat per email (indien geen email, wordt per post info gestuurd). Daarnaast is er een periodieke nieuwsbrief en een website van de vereniging.

d. Alleen leden zijn stemgerechtigd.

e. De stemming over personen geschiedt altijd anoniem en schriftelijk met een door de secretaris verstrekte stembiljet. Deze methode kan ook gehanteerd worden bij ‘gevoelige’ aangelegenheden op verzoek van de in de vergadering aanwezige leden.

f. Stemming over alle overige aangelegenheden kan plaatsvinden op twee manieren. Ten eerste kan een stemming gehouden worden in een ledenvergadering middels het hand opsteken. Ten tweede kan een stemming per mail/brief worden uitgeschreven en zullen de stemmen via datzelfde medium worden uitgebracht. In alle gevallen geldt dat slechts de uitgebrachte stemmen zullen worden geteld en bepalend zijn voor de uitslag.

g. Een stemgerechtigd lid kan bij verhindering desgewenst een mail/brief inhoudende zijn stemgedrag insturen via de website d.m.v. het contactformulier.

Artikel 6. Tuincommissie

a. Bestaat uit tenminste 3 personen van wie tenminste één tevens lid van
het bestuur is.

b. Is verantwoordelijk voor tuinreglement en de tuinkeuringen.

c. Controleert de naleving van de bepalingen in het tuinreglement.

d. Heeft in de uitoefening van haar functie onbeperkt toegang tot alle tuinen.

e. Adviseert het bestuur in alle, op de taak van de commissie betrekking hebbende, gevallen.

f. Ziet toe op het onderhoud van de paden, hekken, opstallen e.d.

g. Stelt bij ernstige misstanden het bestuur hiervan onverwijld op de hoogte.

h. Adviseert over tuinindeling en toewijzing van tuinen zoveel als mogelijk rekening houdende met de wensen van het (“aspirant”) lid.

i. Indien het gaande lid vertrekt zonder in overleg te treden over overname of vertrekt met achterlating van de objecten dan vervallen deze aan de vereniging en beslist het bestuur over de bestemming en de gang van zaken.

Artikel 7. Tuinkeuringen

a. Tuinkeuring wordt gedaan door de tuincommissie.

b. De tuinen worden tijdens het groeiseizoen 3 tot 4 keer per jaar gekeurd.

c. De keuringen worden met weeknummers kenbaar gemaakt aan de leden (dus geen vaste dag).

d. Bij het constateren van nalatig onderhoud of het niet naleven van het tuinreglement wordt de tuin afgekeurd en wordt als volgt gehandeld:

• Het betrokken lid krijgt een schriftelijke aanzegging van afkeur en hem/haar wordt een termijn van 14 dagen wordt gegund om de tuin naar het oordeel van de tuincommissie in goede staat te brengen. Het lid wordt hiervan schriftelijk in kennis gesteld.
• Na deze termijn vindt herkeuring plaats waarbij het lid aanwezig mag zijn.
• Indien de tuin wederom naar het oordeel van de tuincommissie niet in goede staat wordt bevonden (afkeur dus) zal het betrokken lid nogmaals een termijn van 14 dagen worden gegund om de tuin alsnog in goede staat te brengen. Het lid wordt hiervan schriftelijk in kennis gesteld.
• Na deze termijn zal de tuin opnieuw worden gekeurd waarbij het lid aanwezig mag zijn. Deze keuring zal worden uitgevoerd door een afvaardiging van het bestuur en de tuincommissie. Blijft het lid naar oordeel van bestuur en de tuincommissie nog steeds in gebreke dan krijgt het lid de gelegenheid om schriftelijk (mail/brief) zijn lidmaatschap op te zeggen. Indien het lid niet zelf opzegt dan wordt de opzegging door het bestuur gedaan middels royement. In beide gevallen dient het lid zijn tuin schoon op te leveren  binnen een termijn van 4 weken en het complex te verlaten. (zie artikel 2)

e. Een tuin afkeur blijft 12 maanden staan. Wanneer binnen een termijn van 12 maanden een tuin drie maal (3x) wordt afgekeurd, dan krijgt het lid na de laatste afkeur de gelegenheid om schriftelijk (mail/brief) zijn lidmaatschap op te zeggen. Indien het lid niet zelf opzegt dan wordt de opzegging door het bestuur gedaan middels royement.

 

Artikel 8. Kascommissie

Heeft geen reglement, zorgt voor de jaarlijkse kascontrole.
De kascommissie bestaat  uit twee leden en wordt benoemd tijdens de algemene ledenvergadering. De leden van de kascommissie worden gekozen voor een periode van één  jaar en zijn voor één  aangesloten jaar  herkiesbaar.

Artikel 9. Zaden commissie

Heeft geen reglement, zorgt voor gemeenschappelijk bestellen van zaden , pootmateriaal en distributie.

 Artikel 10. Bijencommissie

Zie apart bijenreglement; maakt deel uitmaakt van het Huishoudelijk reglement.

Artikel 11. Niet voorziene gevallen

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur. Het bestuur dient daarvoor verantwoording af te leggen aan de algemene ledenvergadering.

Artikel 12. Wijzigingen 

a. Het huishoudelijk reglement dient in overeenstemming te zijn met de statuten, overheidsbepalingen en voorwaarden in het huurcontract met de gemeente.

b Indien door wijzigingen van wettelijke bepalingen, andere overheidsvoorschriften of voorwaarden in het huurcontract met de gemeente Eemnes, artikelen in het huishoudelijk reglement wijziging behoeven, dan zal deze wijziging door de zorg van het bestuur worden aangebracht en aan de leden worden doorgegeven, zonder dat hiervoor het bijeenroepen van de algemene ledenvergadering noodzakelijk is.

c. Alle andere wijzigingen worden aangenomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen van de in de algemene ledenvergadering aanwezige leden en/of schriftelijk en bij vertegenwoordiging uitgebrachte stemmen (zie artikel 5).

 

Vastgesteld door de algemene ledenvergadering 26 november 1979.

Gewijzigd door de algemene ledenvergadering gehouden op 3 juni 1983.

Gewijzigd door de algemene ledenvergadering d.d. 23 mei 1996.

Gewijzigd door de algemene ledenvergadering d.d. 31 maart 2005.

Gewijzigd door de algemene ledenvergadering d.d. 29 maart 2007.

Gewijzigd door de algemene ledenvergadering d.d. 29 maart 2012.

Gewijzigd door het bestuur na stemming leden d.d. 20 december 2012.

Gewijzigd door het bestuur na stemming leden d.d. 12 juni 2014.

Gewijzigd door het bestuur na stemming leden d.d. 19 maart 2015.

Gewijzigd door het bestuur na stemming leden d.d. 8 september 2016.